Dagelijks feedback ontvangen van huurders over de dienstverlening om zo continu te kunnen verbeteren en actie richting je huurders te kunnen nemen. Die wens had Viverion. Daarom is deze corporatie uit Lochem onlangs gestart met het automatiseren van de gegevensaanlevering voor het onderzoek onder hun huurders. We vroegen Inge Verdonk, informatieadviseur van Viverion naar haar ervaringen bij deze overgang en tips voor corporaties die hier ook over denken.
Wat was voor jullie de aanleiding om het aanleveren van de huurdersgegevens te automatiseren?
We wilden het aanleverproces van onze gegevens voor het huurdersonderzoek automatiseren om daarmee minder afhankelijk te zijn van handmatige acties. Door de mogelijkheden die KWH nu heeft met het API-platform zijn we hiermee aan de slag gegaan. Met de koppeling tussen Tobias365 van Aareon en het API-platform besparen we tijd, verkleinen we de kans op fouten en zorgen we voor een structurele en betrouwbare datastroom.
Hoe hebben jullie de overstap naar het aanleveren via het API-platform ervaren?
De overstap verliep soepel met KWH als onderzoekerspartij en Loxodon als specialist op het gebied van data-aanlevering. De samenwerking met KWH en Loxodon was prettig, met korte lijnen en snel contact. Het testen van de automatisch gegenereerde bestanden verliep heel soepel en vlot. Belangrijk is om vooraf goed vast te leggen welke filteropties je toepast op de gegevens vanuit Tobias365, zodat Loxodon deze filters correct overneemt in de automatische aanlevering. Zo sluiten de gegevens goed aan bij het onderzoek. Bij het onderdeel Reparaties nemen wij bijvoorbeeld het type onderhoud ‘Inspecties’ niet mee, omdat de daadwerkelijke reparatie dan vaak nog niet is uitgevoerd en huurders dus nog geen vragenlijst hoeven ontvangen.
Welke voordelen ervaren jullie nu jullie automatisch aanleveren?
Het aanleveren van onderzoeksgegevens verloopt nu volledig automatisch voor de onderdelen Algemene waardering, Nieuwe huurders, Vertrokken huurders en Reparaties. We hebben er geen omkijken meer naar en weten zeker dat de data actueel en compleet zijn. Dat scheelt tijd en geeft vertrouwen in de kwaliteit van de informatie. De onderdelen Onderhoud en Groot onderhoud leveren we momenteel nog niet automatisch aan. We bekijken dit op een later moment. De gegevens in Tobias365 zijn bij ons op dit moment nog niet zodanig ingericht dat ze kunnen worden meegenomen in de automatische aanlevering.
Wat zijn jullie tips voor corporaties die over willen stappen naar automatische aanleveren (of misschien nog twijfelen)?
Bereid je goed voor door intern te checken of alle relevante gegevens in het bronsysteem, bij ons Tobias365, goed zijn gevuld. Loxodon heeft ons daar ook goed in begeleid. Het kost relatief weinig tijd om de koppeling vervolgens te laten inrichten. De investering aan de voorkant verdien je snel terug dankzij het gemak en de betrouwbaarheid van de automatische aanlevering.
Meer informatie over automatisch aanleveren?
Wil je weten welke mogelijkheden er zijn voor jullie corporatie? Vul je gegevens in op deze pagina of stuur een mail aan Frank de Haan.