Wanneer een huurder vertrekt, is het prettig om te weten of eventuele overname van spullen mogelijk is of niet. En hoe dit dan verder geregeld wordt tussen vertrekkende huurder, corporatie en eventuele nieuwe huurder. Maar veel corporaties worstelen hiermee. Want wat is precies hun rol hierin? Wat verwachten huurders en wat kan en wil de corporatie hierin betekenen?
Een groep corporatiemedewerkers wisselde tijdens onze meet & learn ervaringen uit op dit thema. Tijdens deze online bijeenkomst werd vooral gesproken over de vraag: hoe ga je met overnames om op het moment dat er (nog) geen nieuwe huurder bekend is? Wanneer de nieuwe huurder wel bekend is, dan is het maken van afspraken tussen vertrekkende huurder en nieuwe huurder immers een stuk eenvoudiger. Maar welke varianten zien we wanneer dit nog niet het geval is?
- De vertrekkende huurder krijgt de kans om spullen ter overname achter te laten. Dit gaat in goed overleg met de opzichter. Het gaat dan uiteraard om kwalitatief goede spullen. Op een later moment brengt de corporatie de vertrekkende huurder in contact met de nieuwe huurder. Samen spreken ze dan een eventuele vergoeding af. Komen ze er niet uit? Dan krijgt de oude bewoner nog de kans om de spullen op te halen. Gebeurt dit niet, dan voert de corporatie de spullen af en belast dit door aan de vertrokken huurder. Voordeel: het geeft duidelijkheid aan de vertrekkende huurder en je geeft hem op deze manier altijd de kans om spullen te laten overnemen. Nadeel is dat het wel wat meer afstemming vraagt tussen de verschillende afdelingen (mutatie, afdeling verhuur en administratie). Belangrijk hierbij is dat het heel duidelijk bij de vertrekkende huurder is aan de voorkant, want het kan als heel vervelend worden ervaren om weer op te moeten komen draven om spullen te verwijderen.
- De vertrekkende huurder krijgt de keuze voor het ‘om niet’ achterlaten van goede (naar het oordeel van de corporatie) spullen. Hij hoeft ze dus niet te verwijderen, maar krijgt er ook geen vergoeding voor. Met de huurder worden duidelijke afspraken gemaakt wat achter kan blijven. Het proces ‘vertrekkende huurder’ is hiermee afgesloten. Wanneer de nieuwe huurder de goederen niet wil hebben, dan komt het verwijderen ervan voor de kosten van de corporatie. Het voordeel is dat de nieuwe huurder hiermee niet belast wordt met extra werk. Ook vanuit het oogpunt van duurzaamheid is het positief dat spullen worden hergebruikt. Overigens gaat het hierbij wel om een beperkt aantal goederen. Denk aan: laminaat, rolluiken of gordijnen. Maar geen losse meubels.
- Een variant tussen 1 en 2 in; op het moment dat er geen opvolger bekend is, dan mag de vertrekkende huurder aangeven welke spullen mogen blijven. Dit wordt vastgelegd in het inspectierapport. Komt de vertrekkende huurder er niet uit met de nieuwe huurder, dan krijgt de oude huurder enkele dagen de tijd om het alsnog te verwijderen.
Tip: stimuleer eerder opzeggen
Er zijn dus zeker verschillende oplossingen voor als de vertrekkende huurder en de nieuwe huurder niet direct op elkaar aansluiten. Dat zul je mede moeten bepalen op basis van wat je als corporatie belangrijk vindt als het gaat om duurzaamheid, efficiency/kosten en/of klanttevredenheid. Maar het meest ideale blijft als ze wel op elkaar aansluiten. Door eerder opzeggen te stimuleren, is meer tijd voor mutatieonderhoud, het zoeken naar een nieuwe huurder en het regelen van overnames. Een tip is dan ook om duidelijk te communiceren over de termijn van opzeggen. Veel huurders wachten tot een maand van tevoren, of denken dat ze de 1ste van de maand op moeten zeggen. Dit terwijl ze vaak al langer weten dat ze gaan verhuizen. Instructiefilmpjes of een beslisboom waarin stap voor stap wordt uitgelegd welke acties ze moeten ondernemen, kunnen hierbij goed helpen.
En wat wil de huurder?
De vetrekkende huurder wil natuurlijk zo veel mogelijk betaald kunnen overdragen. De nieuwe huurder wil keuzes hebben om iets over te kunnen nemen. Wat blijkt uit onze onderzoeken is dat beide huurders het zeer belangrijk vinden om te ‘weten waar ze aan toe zijn’. Op alle momenten. Zorg dat je dat hoe dan ook goed op orde hebt.